Trước khi cuộc họp Đại hội đồng cổ đông diễn ra, người triệu tập họp phải gửi thông báo mời họp đến tất cả cổ đông có quyền tham dự. Bên cạnh phương thức gửi thông báo họp trực tiếp bằng văn bản, người triệu tập họp có thể gửi qua thư điện tử (email) được không?

1. Ai có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông?

Người có quyền tham dự cuộc họp ĐHĐCĐ là những cổ đông có tên trong danh sách cổ đông có quyền tham dự họp.

Theo Điều 141 Luật Doanh nghiệp 2020, Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông được lập dựa trên sổ đăng ký cổ đông của công ty. Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông được lập không quá 10 ngày trước ngày gửi giấy mời họp Đại hội đồng cổ đông nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn ngắn hơn.

Danh sách cổ đông có quyền dự họp bao gồm các thông tin: Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức; số lượng cổ phần từng loại, số và ngày đăng ký cổ đông của từng cổ đông.

2. Quy định về tham dự cuộc họp ĐHĐCĐ

Điều 144 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định như sau:

“1. Cổ đông, người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức có thể trực tiếp tham dự họp, ủy quyền bằng văn bản cho một hoặc một số cá nhân, tổ chức khác dự họp hoặc dự họp thông qua một trong các hình thức quy định tại khoản 3 Điều này.”

Theo đó, người có quyền dự họp có thể trực tiếp tham gia hoặc ủy quyền bằng văn bản cho người khác dự họp.

Cổ đông được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông khi:

• Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp;
• Ủy quyền cho cá nhân, tổ chức khác tham dự và biểu quyết tại cuộc họp;
• Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác;
• Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua gửi thư, fax, thư điện tử;
• Gửi phiếu biểu quyết bằng phương tiện khác theo quy định trong Điều lệ công ty.

3. Mời họp ĐHĐCĐ qua email có được không?

Điều 143 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về mời họp Đại hội đồng cổ đông như sau:

“1. Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông phải gửi thông báo mời họp đến tất cả cổ đông trong danh sách cổ đông có quyền dự họp chậm nhất là 21 ngày trước ngày khai mạc nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn dài hơn. Thông báo mời họp phải có tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp; tên, địa chỉ liên lạc của cổ đông, thời gian, địa điểm họp và những yêu cầu khác đối với người dự họp.

Thông báo mời họp được gửi bằng phương thức để bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của cổ đông và đăng trên trang thông tin điện tử của công ty; trường hợp công ty xét thấy cần thiết thì đăng báo hằng ngày của trung ương hoặc địa phương theo quy định của Điều lệ công ty.”

Theo quy định trên thì doanh nghiệp có thể mời họp Đại hội đồng cổ đông theo 02 cách:

• Cách 1: Thông báo mời hợp được gửi bằng phương thức bảo đảm đến địa chỉ của cổ đông;
• Cách 2: Thông báo mời hợp được đăng tải trên trang thông tin điện tử của công ty. Trường hợp này, thông báo mời họp phải ghi rõ nơi, cách thức tải tài liệu.

Quy định trên không đề cập đến việc gửi email mời họp. Nếu đơn vị không muốn gửi thư mời họp bằng phương thức bảo đảm qua bưu điện thì có thể lựa chọn cách 2, đồng thời kết hợp với việc gửi email thông báo.

Khuyến nghị của Công ty TNHH Luật Hải Việt:

Bài viết được chuyên gia của Công ty TNHH Luật Hải Việt thực hiện nhằm mục đích phổ biến kiến thức pháp luật, không nhằm mục đích thương mại. Quý vị bạn đọc có thắc mắc, cần tư vấn vui lòng liên hệ với Công ty TNHH Luật Hải Việt qua hotline: 0943.812.889, E-mail: luathaiviet@gmail.com