Thực hiện Luật Quản lý thuế ngày 13/06/2019; Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ; Quyết định số 1830/QĐ-BTC ngày 20/9/2021 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc triển khai áp dụng hóa đơn điện tử tại thành phố Hà Nội.  Đồng thời, theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/09/2021 của Bộ Tài chính. Cơ quan thuế và nhà cung cấp giải pháp sẽ thực hiện hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử.

Cách thức chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử

Để thực hiện chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, Quý Doanh nghiệp thực hiện Đăng ký thông tin sử dụng hóa đơn điện tử trên mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐCP theo các bước sau:

Bước 1: Vào hệ thống hóa đơn điện tử của nhà cung cấp hóa đơn

Vào hệ thống hóa đơn điện tử của Tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đã cài đặt cho Quý Doanh nghiệp

Bước 2: Điền đầy đủ các nội dung trên mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA

Quý Doanh nghiệp điền đầy đủ các thông tin định danh tại tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm: tên người nộp thuế, mã số thuế, cơ quan thuế quản lý, người liên hệ, địa chỉ liên hệ, điện thoại liên hệ, thư liên hệ. Điền các chỉ tiêu:

Chỉ tiêu 1: Hình thức hóa đơn:

• Quý Doanh nghiệp tích chọn chỉ tiêu “Có mã của cơ quan thuế”. Có mã của cơ quan thuế.
• Không có mã của cơ quan thuế (Áp dụng cho Doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy… theo quy định tại Khoản 2, Điều 91 Luật Quản lý thuế). Đây là Doanh nghiệp phát hành rất nhiều hóa đơn và hàng ngày phải gửi dữ liệu về cơ quan thuế.

Chỉ tiêu 2: Hình thức gửi dữ liệu hóa đơn điện tử:

• Quý Doanh nghiệp không phải tích chọn do tại địa bàn thành phố Hà Nội không có doanh nghiệp đáp ứng sử dụng hóa đơn điện tử có mã không phải trả tiền dịch vụ theo quy định tại khoản 1 Điều 14, Nghị định 123/NĐ-CP.
• Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội khó khăn, địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội đặc biệt khó khăn. □ Doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề nghị của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương gửi Bộ Tài chính trừ doanh nghiệp hoạt động tại các khu kinh tế, khu công nghiệp, khu công nghệ cao.

 Chỉ tiêu 3: Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử:

• Quý Doanh nghiệp tích chọn chỉ tiêu “Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn”. Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn.
• Chuyển theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử (điểm a1, khoản 3, Điều 22 của Nghị định: chỉ áp dụng đối với Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế).

Chỉ tiêu 4: Lựa chọn loại hóa đơn sử dụng:

• Quý Doanh nghiệp căn cứ phương pháp kê khai hiện tại (kê khai theo phương pháp khấu trừ, kê khai theo phương pháp trực tiếp,…) để lựa chọn loại hóa đơn cần sử dụng:
• Hóa đơn GTGT: Là hóa đơn dành cho các tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
• Hóa đơn bán hàng: Là hóa đơn dành cho các tổ chức, cá nhân khai tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp; tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan.
• Hóa đơn bán tài sản công: nhằm sử dụng khi thực hiện bán những loại tài sản công tại cơ quan nhà nước, tổ chức đơn vị; tài sản kết cầu hạ tầng, tài sản của dự án sử dụng vốn nhà nước…
• Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia: được sử dụng khi các cơ quan, đơn vị thuộc hệ thống cơ quan dự trữ nhà nước bán hàng dự trữ quốc gia theo quy định của pháp luật.
• Các loại hóa đơn khác: như tem vé, thẻ; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế…
• Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn: phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý… Chi tiết từng loại hóa đơn Quý doanh nghiệp tham khảo tại Điều 8 Nghị Định 123/2020/NĐ-CP.

Chỉ tiêu 5: Điền các danh sách chứng thư số sử dụng của Doanh nghiệp.

Chỉ tiêu 6: Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn (nếu có) (chỉ kê khai đối với trường hợp có ủy nhiệm hoặc nhận ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử).

 Bước 3: ký số và gửi mẫu đăng ký qua Hệ thống hóa đơn điện tử của Tổ chức cung cấp giải pháp đến cơ quan thuế

Sau khi điền đầy đủ thông tin định danh, các chỉ tiêu nêu trên, Quý Doanh nghiệp điền đầy đủ ngày tháng năm, thực hiện ký số và gửi mẫu đăng ký qua Hệ thống hóa đơn điện tử của Tổ chức cung cấp giải pháp đến cơ quan thuế.

Quyền và trách nhiệm của Quý doanh nghiệp

• Sau khi chuyển đổi thành công (Khi nhận được Thông báo về việc chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử Mẫu số 01/TB-ĐKĐT của cơ quan thuế), Quý Doanh nghiệp thực hiện sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định và tuân thủ theo các quy định của Luật Quản lý thuế ngày 13/06/2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ, Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/09/2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.
• Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (Khi nhận được Thông báo về việc chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử Mẫu số 01/TB-ĐKĐT của cơ quan thuế), Quý doanh nghiệp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có).